Referenz aus der Praxis
800 GB Dokumente, die antworten: Datengrips am Bergwitzsee
Der Campingplatz Bergwitzsee nutzt Datengrips im täglichen Betrieb: Der über Jahre gewachsene Dokumentenbestand aus Rechnungen, Verträgen, Kundenlisten und Buchungsunterlagen ist heute per Frage in normalem Deutsch durchsuchbar. Komplett im Haus, ohne dass ein einziges Byte den Betrieb verlässt.
Die Ausgangslage
Wie in den meisten Betrieben war das Wissen da, aber verstreut: Rechnungen als PDF, Verträge im Ordner, Kundenlisten in Tabellen, dazu Korrespondenz und eingescannte Unterlagen aus vielen Jahren. Wer etwas Bestimmtes suchte, brauchte Geduld und ein gutes Gedächtnis.
Eine KI aus der Cloud kam nicht in Frage: Geschäftszahlen und Gästedaten haben in fremden Rechenzentren nichts verloren. Die Anforderung war klar: alles muss auf der eigenen Technik im Haus laufen.
Die Lösung
Datengrips sammelt die Dokumente ein und bereitet jedes einzelne automatisch so auf, dass die eingebaute lokale KI es versteht:
- PDFs, Word-Dokumente und Tabellen werden ausgelesen und inhaltlich erschlossen, Tabellen behalten dabei ihre Struktur.
- Eingescannte Unterlagen und Fotos durchlaufen eine automatische Texterkennung, auch Papier von früher wird durchsuchbar.
- Neue Dateien sind wenige Minuten nach dem Ablegen abfragbar, ohne dass jemand etwas sortieren oder verschlagworten muss.
So sieht das im Alltag aus
Wie hoch waren unsere Telekom-Rechnungen 2025?
Das System durchsucht in Sekunden alle relevanten Rechnungen, zieht die Beträge heraus und liefert die Summe, aufgeschlüsselt nach Monaten.
Mit Quellenangabe zu jedem einzelnen Dokument
Was früher einen Nachmittag im Ordnerschrank kostete, ist heute eine Frage von Sekunden.
Die Ergebnisse
| Dokumentenbestand | rund 800 GB Dokumente vollständig durchsuchbar |
| Formate | PDF, Word, Excel, eingescannte Dokumente, Bilddateien |
| Datenhoheit | 100 Prozent, kein Byte verlässt das Betriebsnetzwerk |
| Neue Dokumente | binnen Minuten nach dem Ablegen abfragbar |
| Antwortzeit | Sekunden statt Stunden |
Datenschutz inklusive
Sämtliche Verarbeitung läuft auf der Technik des Betriebs: keine Cloud, keine Auftragsverarbeitung durch externe Anbieter, DSGVO-konform von Grund auf. Nach der Einrichtung funktioniert das System sogar ohne Internetverbindung. Die Software besteht aus offenen, prüfbaren Komponenten, überwiegend von europäischen Entwicklern.
Damit passt die Lösung überall dort, wo Dokumente vertraulich sind: vom Campingplatz über Handwerksbetriebe bis zu Praxen und Kanzleien mit besonderen Verschwiegenheitspflichten.
Neugierig, wie das bei Ihnen aussähe?
Wir zeigen Ihnen unverbindlich, was Datengrips mit Ihren Dokumenten anfangen würde.